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Öffentliches Verfahrensverzeichnis der VOLIMEA GmbH & Cie. KG
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Wir messen dem Datenschutz große Bedeutung bei. Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geschieht unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
VOLIMEA GmbH & Cie. KG
Kerstin Dorenwendt-Zarski (Geschäftsleitung)
Kay Armbrecht (Prokurist)
Ulrich Lauterbach (Vertriebsleitung)
Kay Armbrecht
Wartungspartner:
Fromm & Lemke EDV GbR
Werner-von-Siemens-Str. 3
37077 Göttingen
Telefon: +49 (0)551 5027022
Telefax: +49 (0)551 5027021
E-Mail: info@FrommEDV.de
Internet: www.FrommEDV.de
Anschrift der verantwortlichen Stelle
VOLIMEA GmbH & Cie. KG
Josef-Rodenstock-Straße 5
37308 Heilbad Heiligenstadt
Telefon: +49 (0)3606 50 666-0
Telefax: +49 (0)3606 50 666-10
E-Mail: info@volimea.de
Internet: www.volimea.de, shop.volimea.de
§ Vertrieb und Verkauf von Produkten und Dienstleistungen und aller damit verbundenen Nebengeschäfte.
§ Nebenzwecke sind begleitende oder unterstützende Funktionen wie im Wesentlichen Seminare, um die Einsatzmöglichkeiten der VOLIMEA Produkte in ein- bis mehrtätigen Workshops zu vermitteln.
§ Am Standort erfolgt Videoüberwachung ausschließlich zur Sammlung von Beweismitteln bei Vandalismus, Einbruch, Überfall oder sonstiger Straftaten. Das Vorhandensein und der Einsatz von Videokameras werden durch entsprechende Warnhinweise kenntlich gemacht.
§ Die Datenerhebung, -verarbeitung, -speicherung und -nutzung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Ausübung der zuvor aufgeführten Zwecke.
Es werden im Wesentlichen zu folgenden Personengruppen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt:
§ Kundendaten (Adress- und Kontaktdaten (Telefon-, Fax- und E-Mail-Daten), Vertragsdaten (Auskünfte, Bankverbindungen).
§ Interessenten-/Nichtkundendaten (Adress- und Kontaktdaten, Angebotsdaten).
§ Daten von Mitarbeiter, Bewerber, Auszubildende, Praktikanten, Ruheständler, frühere Mitarbeiter und Unterhaltsberechtigte (Personal- und Gehaltsdaten, Angaben zu Privat- und Geschäftsadresse, Tätigkeitsbereich, Gehaltszahlungen, Name und Alter von Angehörigen soweit für Sozialleistungen relevant, Lohnsteuerdaten, Bankverbindungsdaten, dem Mitarbeiter anvertrauten Vermögensgegenständen).
§ Daten zur Personalverwaltung und -steuerung; Arbeitszeiterfassungsdaten sowie Zugangskontrolldaten; Terminverwaltungsdaten; Daten zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen wie der technischen Systeme; Notfallkontaktdaten zu vom Mitarbeiter ausgewählten Personen, die im Notfall kontaktiert werden sollen;
§ Geschäftspartner, sowie externe Handels- und Dienstleistungsunternehmen (Adress- und Kontaktdaten)
§ Daten zu Lieferanten (Adress- und Kontaktdaten, Abrechnungs- und Vertragsdaten).
§ Nicht zuordenbare Personengruppe: Videoaufzeichnungen, sofern diese zur Erfüllung der unter Abschnitt 4 genannten Zwecke erforderlich sind.
Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Aufsichtsbehörden). Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (im Wesentlichen: Personalverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Einkauf, Marketing, Allgemeine Verwaltung, Vertrieb, Telekommunikation und EDV).
Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend § 11 BDSG.
Weitere externe Stellen wie z.B. Kreditinstitute (Gehaltszahlungen, Unternehmen soweit der Betroffene seine schriftliche Einwilligung erklärt hat oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigtem Interesse zulässig ist.
Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und –fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten und Datensätze routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. So werden die handelsrechtlichen oder finanzwirksamen Daten eines abgeschlossenen Geschäftsjahres den rechtlichen Vorschriften entsprechend nach weiteren zehn Jahren gelöscht, soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen erforderlich sind. Im Personalverwaltungs- und -Personalsteuerungsbereich werden kürzere Löschungsfristen auf besonderen Gebieten genutzt. Dieses trifft insbesondere auf abgelehnte Bewerbungen oder Abmahnungen zu. Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie unaufgefordert gelöscht, wenn die unter Punkt 5. genannten Zwecke wegfallen.
Datenübermittlungen an Drittstaaten ergeben sich nur im Rahmen der Vertragserfüllung, notwendiger Kommunikation, sowie anderer im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ausdrücklich vorgesehenen Ausnahmen.
Im Übrigen erfolgt keine Übermittlung in Drittstaaten; eine solche ist auch nicht geplant.
Gewährleistung der Sicherheit bei der Datenverarbeitung
Die VOLIMEA GmbH & Cie. KG setzt technisch und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen gem. § 9 BDSG ein, um die durch sie verwalteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Die eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Dieses bedeutet, dass die VOLIMEA GmbH & Cie. KG ihre datenschutzrelevanten Angaben ausschließlich auf gesicherten Systemen in Deutschland speichert. Der Zugriff darauf ist nur wenigen befugten und zum besonderen Datenschutz verpflichteten Personen möglich, die mit der technischen, administrativen oder redaktionellen Betreuung befasst sind.
Name und Anschrift des Beauftragten für den Datenschutz
Thomas Zarski
Datenschutzbeauftragter
Josef-Rodenstock-Straße 5
37308 Heilbad Heiligenstadt
Telefon: +49 (0)179 2301798
E-Mail: dsb@volimea.de
Die von uns in Anspruch genommenen Hosting-Leistungen dienen der Zurverfügungstellung der folgenden Leistungen: Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste, Sicherheitsleistungen sowie technische Wartungsleistungen, die wir zum Zweck des Betriebs der Website einsetzen.
Hierbei verarbeiten wir, bzw. unser Hostinganbieter Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten, Meta- und Kommunikationsdaten von Kunden, Interessenten und Besuchern dieser Website auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und sicheren Zurverfügungstellung unserer Website gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO i.V.m. Art. 28 DSGVO.
Wir sammeln Informationen über Sie, wenn Sie diese Website nutzen. Wir erfassen automatisch Informationen über Ihr Nutzungsverhalten und Ihre Interaktion mit uns und registrieren Daten zu Ihrem Computer oder Mobilgerät. Wir erheben, speichern und nutzen Daten über jeden Zugriff auf unsere Website (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören:
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Wir behalten uns vor, die Protokolldaten nachträglich zu überprüfen, wenn aufgrund konkreter Anhaltspunkte der berechtigte Verdacht einer rechtswidrigen Nutzung besteht. IP-Adressen speichern wir für einen begrenzten Zeitraum in den Logfiles, wenn dies für Sicherheitszwecke erforderlich oder für die Leistungserbringung oder die Abrechnung einer Leistung nötig ist, z. B. wenn Sie eines unserer Angebote nutzen. Nach Abbruch des Vorgangs der Bestellung oder nach Zahlungseingang löschen wir die IP-Adresse, wenn diese für Sicherheitszwecke nicht mehr erforderlich ist. IP-Adressen speichern wir auch dann, wenn wir den konkreten Verdacht einer Straftat im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website haben. Außerdem speichern wir als Teil Ihres Accounts das Datum Ihres letzten Besuchs (z.B. bei Registrierung, Login, Klicken von Links etc.).
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Nach den anwendbaren Gesetzen haben Sie verschiedene Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten. Möchten Sie diese Rechte geltend machen, so richten Sie Ihre Anfrage bitte per E-Mail oder per Post unter eindeutiger Identifizierung Ihrer Person an die in Ziffer 1 genannte Adresse.
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Im Einzelnen:
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1. die Verarbeitungszwecke;
2. die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden;
3. die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen;
4. falls möglich, die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
5. das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
6. das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
7. wenn die personenbezogenen Daten nicht bei Ihnen erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten;
8. das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für Sie.
Werden personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt, so haben Sie das Recht, über die geeigneten Garantien gemäß Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.
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Stand des Öffentlichen Verfahrensverzeichnis: 24. Mai 2018
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